El equipo gestiona el pipeline combinando Kairos (CRM interno) con Gmail sin secuencias de seguimiento estructuradas. La falta de seguimiento citada como mayor frustración indica que los prospectos quedan sin contacto tras el primer intercambio, alargando o perdiendo ciclos de venta. El proceso actual implica revisar manualmente qué leads necesitan respuesta, redactar emails y actualizar el estado en Kairos de forma manual.
Cómo se haría: Conectar Kairos con Gmail mediante n8n para disparar secuencias de seguimiento automáticas según la etapa del pipeline. Usar Claude API para generar borradores de emails personalizados con contexto del prospecto. Crear alertas internas cuando un lead lleva más de X días sin actividad. Si Kairos no tiene API, se evalúa webhook o exportación periódica como puente.
El uso de archivos Markdown como sistema de documentación operativa, combinado con Volo como gestor de tareas interno, genera fricción diaria: información dispersa, contexto perdido entre reuniones y tiempo invertido en localizar documentos o actualizar manualmente el estado de tareas. En un equipo que sirve a clientes regulados, este problema se amplifica por la necesidad de trazabilidad operativa.
Cómo se haría: Migrar la documentación de MD files a Notion con plantillas estándar por tipo de proyecto o cliente. Automatizar la creación de tareas en Notion desde emails clave en Gmail mediante n8n (un email de cliente genera automáticamente una tarea con contexto). Si Volo tiene exportación, sincronizar las tareas activas durante la transición para no perder historial.
Los clientes regulados de JAAK (bancos, fintechs, aseguradoras) generan consultas técnicas y operativas sobre verificación de identidad, integración de API y firma electrónica. Sin clasificación automática, el equipo recibe todas las consultas en el mismo canal (presumiblemente Gmail) y responde manualmente, consumiendo tiempo de perfiles técnicos o comerciales que deberían dedicarse a tareas de mayor valor.
Cómo se haría: Implementar un agente de IA entrenado con la documentación técnica de JAAK (guías de integración, FAQs, casos de uso regulados) para generar respuestas de primer nivel a consultas frecuentes. Clasificar automáticamente los tickets por tipo (técnico, comercial, legal) y urgencia antes de que lleguen al equipo. Canal inicial recomendado: Gmail con Make como orquestador y Claude API como motor de respuesta.
Si te encaja, dímelo y me pongo en contacto contigo por email o WhatsApp. Te cuento cómo funcionaría avanzar en tu caso y resolvemos tus dudas, sin compromiso.
Estimaciones basadas en las respuestas de tu formulario y en costes laborales de referencia (España / UE occidental, 22€/h). El ahorro real depende de tus procesos concretos; lo validamos juntos. La automatización recupera una parte del proceso, nunca el 100%.