Hoy una secretaria descarga el PDF de la intranet del Ministerio de Justicia, lee los datos de cada causa, redacta el correo de citación y luego envía el mismo mensaje por WhatsApp desde un celular personal. Son dos canales, un mismo origen de datos y un proceso completamente manual y repetitivo. La automatización consistiría en detectar o recibir el PDF, extraer los campos estructurados (nombre, RUT, fecha, hora, tipo de causa) y disparar automáticamente tanto el correo como el WhatsApp a cada parte convocada, con plantillas aprobadas por el equipo.
Cómo se haría: n8n recibe o monitorea el PDF descargado de la intranet, lo procesa con un paso de extracción de texto (pdf-parse o llamada a Claude API para normalizar campos variables), construye los mensajes con plantillas y los despacha via Gmail API (Google Workspace ya existente) y WhatsApp Business API (360dialog o Twilio). Cada citación queda registrada en Airtable para trazabilidad.
Las secretarias responden a diario emails de familias que preguntan qué documentos deben traer, cómo es el proceso de mediación, si pueden cambiar la fecha, qué pasa si una parte no asiste, etc. La mayoría de estas consultas son variaciones de las mismas 10 a 15 preguntas. Un asistente conectado a Gmail puede redactar una respuesta borrador usando las respuestas tipo que el equipo valide, y la secretaria solo revisa y envía, reduciendo el tiempo por email de 8 a 12 minutos a menos de 2 minutos en los casos estándar.
Cómo se haría: Integración de Gmail con n8n o Make: al recibir un correo nuevo, se clasifica la intención con Claude API, se recupera la respuesta tipo correspondiente desde una base de conocimiento en Notion o Airtable, y se redacta un borrador en el hilo. La secretaria revisa y aprueba con un clic. Los correos que no encajan en ninguna categoría conocida se marcan para respuesta manual completa.
Una vez confirmada la citación, nadie avisa a las partes el día anterior o unas horas antes. Las inasistencias generan sesiones perdidas, reagendamientos manuales y más carga administrativa. Este proceso es el más sencillo técnicamente y el que más rápido reduce trabajo reactivo: un recordatorio automático 24 horas y 2 horas antes de cada sesión, enviado por WhatsApp, con instrucciones básicas (dirección, qué traer, qué pasa si no pueden asistir).
Cómo se haría: Airtable actúa como agenda centralizada de sesiones (alimentada por el flujo del proceso 1). n8n ejecuta un cron job que consulta las sesiones programadas para las próximas 24 y 2 horas y despacha los recordatorios via WhatsApp Business API con plantillas de mensaje pre-aprobadas. Sin intervención humana salvo excepciones.
Si te encaja, dímelo y me pongo en contacto contigo por email o WhatsApp. Te cuento cómo funcionaría avanzar en tu caso y resolvemos tus dudas, sin compromiso.
Estimaciones basadas en las respuestas de tu formulario y en costes laborales de referencia (Chile, 7€/h). El ahorro real depende de tus procesos concretos; lo validamos juntos. La automatización recupera una parte del proceso, nunca el 100%.