El equipo descarga manualmente planillas de la DIAN y las sube al programa contable, un ciclo repetitivo que ocurre varias veces a la semana y consume tiempo de personal administrativo o contable.
Cómo se haría: Automatización con n8n o Make que detecta nuevas facturas electrónicas en el correo o portal DIAN, las descarga y las envía directamente al programa contable mediante su API o importación estructurada. Se puede complementar con RPA (UiPath o Playwright) si el software no tiene API.
El registro, seguimiento y notificación de pagos de matrícula y pensión se hace de forma manual, generando carga en secretaría y errores de control de cartera con los padres de familia.
Cómo se haría: Implementar un módulo de cobros con Airtable o una plataforma como Siigo/Alegra integrada vía Zapier o Make, que genere recordatorios automáticos por WhatsApp Business API a los padres cuando se acerca la fecha de pago o cuando hay mora.
La gestión de recargas de la cuenta de la cafetería y la entrega de información a los padres se hace presencialmente o por canales no estructurados, generando interrupciones constantes en secretaría.
Cómo se haría: Crear un flujo de WhatsApp Business API con un bot sencillo (Manychat o n8n) que permita a los padres consultar saldos, recibir notificaciones de recarga y hacer solicitudes sin pasar por secretaría. Los saldos se gestionan en una base Airtable o Google Sheets.
Si te encaja, dímelo y me pongo en contacto contigo por email o WhatsApp. Te cuento cómo funcionaría avanzar en tu caso y resolvemos tus dudas, sin compromiso.
Estimaciones basadas en las respuestas de tu formulario y en costes laborales de referencia (Colombia (Latinoamérica), 7€/h). El ahorro real depende de tus procesos concretos; lo validamos juntos. La automatización recupera una parte del proceso, nunca el 100%.